Caso de Estudio I - Innovative Technologies
1. ¿Por qué es necesario usar metodologías de administración de proyectos?
Hoy en día todo negocio que desee ser exitoso en la implementación de proyectos debe emplear las metodologías existentes en la administración de los mismos. Todo negocio debe tener presente el mejoramiento continuo; además, muy claras las estrategias y objetivos de éste, que sin lugar a duda empleando los conocimientos, técnicas, habilidades y herramientas será de gran ayuda para la obtención de las metas establecidas.
Cualquier negocio que aplique las metodologías existentes y antes mencionadas, hará que el alcance de las estrategias, metas y objetivos de la organización sean mucho más fáciles de lograr, ya que éstas permiten tener un norte claro hacia donde dirigirse, ayudan a delimitar el alcance del proyecto, identificar riesgos y de esta forma establecer planes de acción para mitigar los mismos, definir recursos tanto humano como monetario, permiten una mejor planeación y ejecución del proyecto, mejor control de todas las actividades implicadas en el desarrollo del mismo, ayuda a identificar a los interesados, entre otras mas.
En resumen, las metodologías de administración de proyectos son necesarias para que un proyecto sea exitoso; ya que éstas permiten desde un inicio la mejor planeación para que a la hora de ejecutar las actividades establecidas éstas vayan de acuerdo al plan. Por otro lado, administrando un proyecto de acuerdo a la norma (PMBOK) donde se mencionan puntos claves a considerar se tiene un mejor control de las restricciones que un proyecto puede afrontar; tales como tiempo, alcance, calidad, satisfacción del cliente, riesgo y costo que si duda alguna si estas se controlan las probabilidades de éxito de un proyecto van a ser sumamente altas.
2. ¿Solamente las empresas grandes deben de utilizar estas metodologías?
No necesariamente solo las empresas grandes deben utilizar metodologías de administración de proyectos, también las medianas y pequeñas empresas pueden hacer uso de las mismas e incluso cualquier persona que desee iniciar un proyecto ya sea éste de índole personal o familiar.
Hoy en día gracias a la tecnología nos es de gran facilidad el poder optar por cualquier tipo de apoyo a la hora de querer emprender un negocio o proyecto, Internet es una herramienta sumamente valiosa que bien utilizada nos puede ayudar en gran medida. Tenemos la facilidad de investigar en Internet y por ende optar por guías, tutoriales, entre otros; con lo cual cualquier persona que desee iniciar un negocio propio ya sea de venta de helados, construcción de una casa, etc., puede tener una idea general o detalla de los elementos que debe tener en cuenta para llevar a cabo el mismo con éxito.
Empresas medianas ó grandes tienen la facilidad de tener uno o varios gerentes de proyectos por la naturaleza del negocio y que éste a la vez les permite monetariamente habando tenerlos o contar con un departamento exclusivo para las administración de proyectos; sin embargo, cualquier persona física puede igualmente aplicar las metodologías existentes al respecto gracias a la Internet como se mencionó anteriormente de ahí que no es limitante el que empresas pequeñas o personas físicas puedan aplicar estas metodologías.
3. ¿Debe la empresa Innovative Technologies migrar a una metodología formal de administración de proyectos?
Por supuesto que sí, a pesar de que hasta el momento han cumplido con los requerimientos de los clientes actuales y han logrado mantener una imagen de responsabilidad y satisfacción de los mismos, deberían de optar por el mejoramiento continuo. Para contar con alrededor de 50 personas solamente en el área de proyectos, se puede considerar que Innovative Technologies es una empresa grande la cual debería tener un departamento altamente calificado en el tema más aún con las oportunidades de negocio y crecimiento que se mencionan con las llegada de empresas que se avecinan.
El tener que incurrir en inversión de tiempo, capacitación o contratación de personal experto en administración de proyectos no debería ser una limitante para Innovative Technologies, ya que esto les daría un valor agregado y los pondría en ventaja ante cualquier situación o competencia e incluso maximizar los recursos existentes ó eliminar desperdicios en los cuales podrían estar incurriendo por estar administrando proyectos de una forma "empírica" y de esta forma ser mas eficientes.
Caso de Estudio II – El Titanic
¿Cómo califica usted este proyecto? ¿Qué restricciones analizó para fundamentar la calificación del proyecto?
Desde el punto de vista de Administración del Proyecto lo califico como un fracaso, ya que se excedió en tiempo y presupuesto; además, de la gran cantidad de riesgos que no se identificaron desde un inicio.
Una de las restricciones tomadas en cuenta es la variable tiempo, la cual fue grandemente impactada debido a imprevistos que por supuesto no se consideraron desde un inicio. Inicialmente el proyecto de filmación estaba planeado para 138 días sin embargo el mismo se incrementó a 60 días (http://www.imdb.com/title/tt0120338/trivia | Titanic 1997 | 30 Enero de 2011) lo cual deja en evidencia la mala administración de recursos y la falta de planeación. Otra de las restricciones consideradas fue el costo ó presupuesto el cual se excedió casi en el doble de lo que en un inicio se estableció, esto nuevamente en un claro ejemplo de la mala administración que se le dio el proyecto desde un inicio donde no se tuvo la noción, alcance, implicaciones ni riesgos del mismo.
Por otro lado, el proyecto de filmación tuvo un gran fallo a la hora de identificar riesgos potenciales (https://certifedpmp.wordpress.com/category/pmi/ | Agile Project Management | Jim Highsmith | 30 Enero de 2011) que se podían enfrentar durante la ejecución del mismo y como no se identificaron éstos pusieron el proyecto en situaciones criticas en cada paso del mismo sacándolo de su norte establecido.
En resumen, la administración del proyecto de filmación de la película del Titanic fue un fracaso debido a las restricciones de tiempo, costo y riesgos que no se tomaron en cuanta; sin embargo, la película (producto) se debe considerar un éxito debido a que superó por mucho el costo de la inversión.
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